Problemas de comunicación

La comunicación es universal y está presente en todas las facetas de la vida. En el proceso de comunicación se transmiten y reciben ideas, sentimientos, conocimientos, creencias y sensaciones que socialmente son fundamentales para la existencia de cualquier entidad social u organización. Una mala comunicación es una fuente de errores y mal entendidos que afectan los resultados y el comportamiento de los individuos.

El modelo CMMI establece diversas prácticas para facilitar el proceso de comunicación. Una adecuada identificación de los actores y el escenario para realizar la comunicación es parte de las actividades de planificación del proyecto y se extiende a diversas prácticas donde se tienen interacción con clientes, usuarios, equipos de trabajo, áreas y niveles de dirección.

Es importante que el mensaje a transmitir sea claro, preciso, completo y real. Para ello es importante eliminar barreras en la comunicación, propiciar los medios de recepción, enunciar mejor el mensaje, transmitir en las mismas coordenadas del receptor y reforzar las palabras con un lenguaje corporal adecuado. Tan importante como la emisión del mensaje es aprender a escuchar, para entender y comprender el mensaje y eliminar posibles conflictos. El proceso debe concluir con la confirmación de la recepción como forma de retroalimentación de que el mensaje recibido concuerda con la intención del emisor.

Gestión del conocimiento y mejora de procesos

"Invertir en conocimientos produce siempre los mejores beneficios" Benjamín Franklin

La gestión del conocimiento es fundamental en un proyecto de mejora de procesos. El modelo CMMI identifica prácticas que consideran y facilitan la gestión del conocimiento y el aprendizaje a partir de las experiencias en los proyectos y actividades realizadas en la Organización.

La gestión del conocimiento o knowledge management es el conjunto de actividades que permiten organizar, almacenar y compartir información que pueda beneficiar a todos por su uso. Permite reducir costos y aumentar la productividad de los recursos. En conjunto con las actividades de mejora facilitan el logro de los objetivos del negocio y el incremento de la satisfacción del cliente.

En CMMI, principalmente las prácticas de OPF, OPD, IPM y la práctica genérica 3.2 consideran elementos generales de gestión del conocimiento, lecciones aprendidas y experiencias de los proyectos y la Organización.

Medir la efectividad de la capacitación

Foto:  Louise Docker

La capacitación es costosa si no ofrece los beneficios que se esperan. La formación debe mejorar las capacidades de los individuos y, de forma conjunta, de la Organización. Es importante identificar las habilidades, actitudes, comportamiento, conocimiento y capacidades que deben desarrollarse a través de la capacitación y formación. A partir de establecer claramente el propósito de la formación se puede medir la efectividad de los resultados. 


En el área de proceso de Organizational Training (OT) se cumple con la identificación y definición de las necesidades de formación, la planificación de los medios y mecanismos de capacitación para cubrir esas necesidades y finalmente la evaluación de la efectividad en los resultados.

Roles involucrados en la gestión de procesos de negocios.

El establecimiento de una organización centrada en procesos requiere la definición de una arquitectura de negocio que posibilite potenciar los procesos de negocio que creen valor, estos procesos constituyen activos vitales para la operación. La definición de la arquitectura establece la creación de las unidades básicas para cumplir los objetivos estratégicos, así como de las relaciones y mecanismos que permiten responden a las oportunidades y desafíos que se presentan. 

La gestión de procesos de negocios es una forma de hacer negocios centrados en los procesos y requiere adaptar los entornos corporativos y la arquitectura empresarial. Considera la definición de la estructura organizativa funcional para el logro de los objetivos empresariales, las relaciones entre las unidades, cultura, principios y prácticas.  

En este enfoque cada una de las funciones es consciente de su posición en el flujo de valor y de la forma en que su trabajo afecta a las personas que se afectan por sus resultados. Cada uno visualiza el proceso, lo analiza, entiende y participa directamente en la ejecución de las mejoras. ¿Cuáles son los roles que desempeñan cada uno de estos participantes para lograr el resultado?

Roles y funciones por área de proceso

El modelo CMMI establece prácticas que se implementan para cubrir las necesidades de mejora de los procesos, en una estructura que permite comparar a las organizaciones entre sí. En el proceso de implementación de esas prácticas se deben asignar nuevas actividades o tareas a grupos o individuos existentes o bien crear nuevos. Muchas veces existen dudas de cómo se mapean esas funciones y roles en cada una de las áreas de proceso.

En los ejemplos de la GP2.4 se indican para algunas áreas de proceso los roles o funciones responsables de ejecutar las actividades del proceso. De igual forma a nivel de las notas se indican roles que pueden participar de las actividades. En todos los casos esta información es a modo de sugerencia y no es requisito, cada organización determina la forma óptima de ejecutar las diferentes actividades.

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Poder e influencia en el análisis de stakeholders

Elk Sparring

La identificación y gestión de los stakeholders es fundamental en la gestión de proyectos. En el proceso de análisis se construye el mapa de stakeholders que considera el grado de poder e influencia que tiene el stakeholders para determinar las formas de comunicación y de respuesta que se deben establecer. 
¿Qué implican ambos conceptos? ¿Qué elementos se deben considerar en cada caso?

10 Claves para una adecuada definición y gestión de requisitos

El establecimiento de los requisitos para un producto es vital para obtener un excelente resultado. Es la base para arrancar el trabajo de desarrollo y la fuente de muchos de los problemas que se presentan, por lo que una adecuada definición y gestión de los mismos es la clave para evitar contratiempos, retrabajos e incrementos de costos.

 Existen elementos imprescindibles, que se deben tomar en cuenta, para una correcta definición y gestión de requisitos y que son presentados aquí como diez elementos claves. Estos deben ser considerados como parte del sistema de procesos, prácticas, herramientas y disciplinas a integrar para identificar, analizar, especificar, verificar y gestionar los requisitos de un producto

Sugerencias para mejorar la aceptación de los procesos

La implementación de los procesos definidos en el ciclo de mejora es crucial para lograr los cambios que de desean en la organización. Definitivamente el esfuerzo de abstracción y definición de los procesos espera ansiosamente el momento de la publicación. Pero a partir de ese momento puede empezar el dolor de cabeza al enfrentar la resistencia al cambio al enfrentar la cultura y comportamiento existente. Por lo que anticipar e identificar estos elementos de resistencia es fundamental para el éxito.

Para facilitar la adopción de los cambios es importante vincular al personal en el proyecto de mejora de manera activa, considerar sus experiencias, frustraciones y motivaciones. La regla es sencilla, para facilitar el cambio es importante facilitar el uso de los medios para lograr el cambio. Muchas veces la primera barrera es el proceso en si, por lo que en la definición de los procesos y activos del conocimiento es importante tomar en cuenta algunas ideas.

Perfil para Aseguramiento de Calidad

La función de aseguramiento de calidad es fundamental para un sistema de gestión de la calidad. Como parte del modelo CMMI en el área de proceso de PPQA se indican prácticas que se requieren para cubrir esta función. El objetivo es poder evaluar el cumplimiento del proceso y su aplicación en las áreas y proyectos desde una visión objetiva, establecida por el proceso y que se complementa con la independencia de la función que es revisada.
Típicamente, las organizaciones deciden asignar esta función a una persona o grupo que se encarga, entre otras tareas, de realizar las revisiones de aseguramiento de calidad. ¿Cuál es el perfil general de puesto para desarrollar esta función?

Team Software Process (TSP)

TSP es uno de los métodos desarrollados por el SEI, para en conjunto con PSP, mejorar el desempeño de los equipos de desarrollo y la calidad de los productos que se construyen. Permite instanciar las prácticas de CMMI con elementos ya definidos y listos para utilizarse.
Adicionalmente es uno de los componentes, adicional a CMMI y Six Sigma, que integran la estrategia AIM presentada por el SEI para acelerar la implementación de las prácticas del modelo CMMI en las organizaciones. De acuerdo con este enfoque, el uso de TSP, combinado con Six Sigma, permite implementar las prácticas a nivel 3 de CMMI de manera rápida, confiable y con un alto rendimiento en un periodo de 18 meses para organizaciones pequeñas o medianas.

10 elementos para el éxito de un proyecto

Entender y atender las necesidades del proyecto, de equipo y del cliente es fundamental para un proyecto. Naomi Karten irónicamente propone “Ten Ways to Guarantee Project Failure” en una columna de stickyminds.com. 


En este artículo se presentan, en forma positiva, 10 elementos importantes para contribuir al buen resultado del proyecto.

Roles y responsabilidades en el modelo CMMI

El modelo CMMI es flexible respecto a la estructura de roles y responsabilidades que desempeñan las prácticas descritas en cada área de proceso y no establece una estructura sugerida para implantar las diferentes prácticas. Cada Organización al definir sus procesos asigna libremente las diferentes actividades a las funciones o roles establecidos dentro de su estructura. 
En la práctica genérica 2.4 se menciona que se debe asignar la responsabilidad y autoridad para la ejecución del proceso, el desarrollo de los productos de trabajo y proporcionar los servicios del proceso. En términos generales se espera que la responsabilidad, y autoridad, en la ejecución y resultados del proceso esté claramente definida y documentada en la especificación de puestos o roles que desempeñan los individuos en la organización. 

Herramienta para gestión de proyectos: dotProject

dotProject es una herramienta OpenSource para gestión de proyectos. Se puede consultar y descargar en la página www.dotproject.net. La herramienta ha sido desarrollada en PHP y utiliza MySQL para el manejo de los datos. Está soportada vía Web para diferentes sistemas operativos (Linux, Windows, Mac). Se puede explorar y revisar a través de una aplicación demo en el mismo sitio de la herramienta. 


Las funcionalidades de la herramienta se pueden integrar a las actividades del proceso de gestión de proyectos para facilitar la aplicación del mismo en la Organización. Cubre diferentes prácticas del modelo CMMI en diferentes áreas de proceso. Veamos como se cubren en términos generales estás prácticas, indicadas entre paréntesis el área de proceso y la práctica específica (SP) o genérica (GP) según corresponda. Sólo se cubren algunos elementos para tener una idea del uso de la herramienta respecto a CMMI. 

Mitos y realidades sobre Aseguramiento de calidad

Aseguramiento de calidad, según el modelo CMMI, es un medio planificado y sistemático de garantizar a la gerencia que los estándares, prácticas, procedimientos y métodos definidos para el proceso son aplicados. Es una herramienta fundamental para el logro de la institucionalización de los procesos y es base para el seguimiento de la implantación de los procesos como parte del proyecto de mejora. 

Grupo de procesos y Comité de mejora

El modelo CMMI, en los ejemplos de responsabilidad y autoridad en la mejora de procesos en la GP2.4 para la institucionalización de las prácticas del área de proceso OPF, establece la existencia de dos grupos en la organización: el Grupo de ingeniería de procesos y el Comité de mejora de procesos. 

Reconocimiento como motor del cambio

El reconocimiento es un arma poderosa en la organización y es una necesidad básica del ser humano, todos necesitamos sentirnos reconocidos por nuestro trabajo. En el proceso de cambio en la organización el reconocimiento es un motivador y acelerador para lograr los resultados que esperamos. En el modelo CMMI, en las prácticas de OPF para establecer la estrategia de adopción de los procesos, se deben tomar en cuenta estos principios. Utilizado adecuadamente puede ser la diferencia entre el éxito o el fracaso del proyecto de mejora. 

Mecanismos de capacitación y formación

El modelo CMMI establece prácticas para gestionar y ofrecer la capacitación que garantiza a los individuos la ejecución de sus actividades de manera adecuada, a nivel del área de proceso OT y en cada área de proceso a través de la práctica genérica 2.5 que establece la necesidad de formación para ejecutar las actividades del proceso. 

Asignación de roles y funciones

La asignación de roles es un tema que siempre es un problema, sobre todo para organizaciones pequeñas. Uno de los roles que causa más conflicto es el de QA (Quality Assurance) porque normalmente no existe esa función o proceso en la organización y no es claro de donde sacarlo. 

CCB: Configuration Control Board o Change Control Board

En el modelo CMMI, en el área de proceso de Configuration Management (CM), se establece la existencia del CCB como parte de las prácticas y funciones para el control de los componentes de configuración. Este acrónimo que viene de Configuration Control Board o Change Control Board se refiere al Comité de control de la configuración o Comité de control de cambios.

Funciones y estructura del CCB El comité de control de cambios tiene la autoridad para aceptar o rechazar las propuestas de cambio a componentes de configuración. Como estos cambios tienen sentido controlarlos una vez que se crean las líneas base, el comité de control de cambios tiene la autoridad para gestionar las líneas base del producto y asegurar que los cambios son adecuadamente considerados y coordinados. De acuerdo con el tamaño de la organización, proyecto y complejidad del producto se pueden requerir diferentes niveles de control. En proyectos pequeños es una responsabilidad del líder o persona asignada en lugar de un grupo de personas. Pueden existir múltiples niveles de autoridad de acuerdo con la criticidad de los cambios, la naturaleza respecto al impacto en presupuesto y calendario o la etapa del ciclo de vida.

Composición del CCB La composición del comité varia dependiendo de los niveles de autoridad requeridos, siempre existe un representante de gestión de la configuración y los representantes de los involucrados al nivel que corresponda. El comité de control de cambios puede incluir como miembros al personal de:

• Desarrollo
• Aseguramiento de calidad
• Gestión de la configuración
• Pruebas y control de calidad
• Documentación
• Mantenimiento
• Liberación del producto
• Gerente de proyecto/programa
• Ingeniería de sistema o hardware
• Representantes del cliente
• Áreas administrativas: Comercial, financiero o ventas

Las actividades del comité de control de cambios están sujetas a revisiones de aseguramiento de calidad y auditorías a la configuración, para evaluar el cumplimiento de sus actividades.