Sugerencias para mejorar la aceptación de los procesos

La implementación de los procesos definidos en el ciclo de mejora es crucial para lograr los cambios que de desean en la organización. Definitivamente el esfuerzo de abstracción y definición de los procesos espera ansiosamente el momento de la publicación. Pero a partir de ese momento puede empezar el dolor de cabeza al enfrentar la resistencia al cambio al enfrentar la cultura y comportamiento existente. Por lo que anticipar e identificar estos elementos de resistencia es fundamental para el éxito.

Para facilitar la adopción de los cambios es importante vincular al personal en el proyecto de mejora de manera activa, considerar sus experiencias, frustraciones y motivaciones. La regla es sencilla, para facilitar el cambio es importante facilitar el uso de los medios para lograr el cambio. Muchas veces la primera barrera es el proceso en si, por lo que en la definición de los procesos y activos del conocimiento es importante tomar en cuenta algunas ideas.

Consejos para lograr la aceptación
Establecer como obligatorio lo que debe ser y permitir flexibilidad siempre que sea posible. Se necesita regular lo que es importante para el negocio, pero el personal debe tener la posibilidad de aplicar su conocimiento y experiencia ante cada situación. Demasiados controles serían imposibles de controlar y pueden crear la sensación de burocracia.

Evitar redundancia y duplicidad. Si existe la sensación de que algo ya se había hecho, muchas veces se repite información que ya había sido capturada, se puede pensar que están perdiendo el tiempo. Diseñar y revisar adecuadamente todos los elementos como sistema, no de manera aislada.

Simplificar y agilizar lo más posible y considerar cómo es que se usará. Las herramientas adecuadas pueden simplificar mucho las tareas, aunque no es la solución para ello. El problema viene desde la definición de la solución, incluso en las herramientas que se decidan utilizar.

Enseñar a pensar en términos del proceso. Cuando el personal entiende el propósito y los beneficios que obtiene con el proceso, contribuye a ello. La comunicación y sensibilización en este sentido es fundamental.

Promover e incentivar el reuso, no tiene sentido arrancar de cero y para ello el repositorio de documentos es fundamental. Hay muchos medios al alcance para facilitar la reutilización y reducir el tiempo de documentación.

Establecer guías de ajuste con flexibilidad en cuanto a tamaño, esfuerzo y formalidad de acuerdo con las características del proyecto. Complementar tanta información de apoyo como sea posible, ayudas, guías, referencias rápidas, listas de control y todo lo que pueda ser útil. Si los procesos son ligeros, en cuanto a los elementos que son obligatorios, estas guías pueden ser muy concretas y aplicables.

Entender el ciclo de cambio y la necesidad de apoyo y ayuda en el proceso de adopción. Diseñar una adecuada comunicación como apoyo al cambio de cultura, planificar la publicación de los procesos y la formación que permita gestionar el cambio. Es importante apoyarse en los promotores del cambio para atraer a la gran mayoría de la organización y utilizar mecanismos activos de seguimiento, retroalimentación y comunicación, permitir canales abiertos para responder dudas y preguntas sobre el proceso.
El cambio es difícil, hay que hacerlo fácil.