miércoles, 24 de noviembre de 2010

Biblioteca de procesos en CMMI

El área de procesos de OPD establece la necesidad de establecer una biblioteca de activos de procesos (PAL por sus siglas en inglés) como base para el establecimiento del proceso definido y gestionar el conocimiento de la organización. Constituye un repositorio de información que permite almacenar y publicar activos del proceso útiles para los que tienen que definir, implementar o gestionar los procesos en la Organización.  

PAL
La documentación del proceso que se puede integrar como parte de la biblioteca son: políticas, procesos, procedimientos, planes, materiales de formación, listas de verificación, estándares, formatos y lecciones aprendidas. Todos esos elementos representan la inversión que hace la organización para promover el conocimiento y las experiencias en la aplicación de los procesos para los proyectos futuros. La creación de la PAL requiere establecer una infraestructura y herramientas que permitan recolectar la documentación y publicarla hacia la organización


Existen diversas herramientas de apoyo para la creación de la PAL que pueden integrar facilidades para la creación de Wiki para compartir información, mecanismos de control de contenidos, foros de discusión, FAQs, blogs, imágenes y videos, que pueden ser parte del capital de conocimiento de los proyectos de la organización. Es fundamental que estas herramientas sean consistentes con la plataforma existente y que faciliten la comunicación entre las herramientas del proceso y garanticen un fácil acceso a la información.


La información en la biblioteca debe ser adecuadamente controlada en el sentido del acceso y la publicación de la información. Aunque dependiendo de los niveles de información se establecen niveles de acceso, los que requieren acceder a ella deben hacerlo fácilmente. Es vital que la documentación esté actualizada, vigente y cualquier documento obsoleto sea oportunamente retirado.


Un mecanismo efectivo para publicar y promover el uso de la biblioteca es crear campañas o incentivos para proponer mejores prácticas o documentos que pueden considerarse representativos de los proyectos y útiles para la organización. Cuando el personal se ve involucrado en estas iniciativas, se siente parte del esfuerzo y al verse reflejado lo asume mejor.


Las claves para que sea exitosa es que sea de fácil acceso, con mecanismos de búsqueda integrados y sobre todo que tenga información útil para los proyectos. Si el personal no considera el repositorio una fuente de información que utiliza como base del conocimiento y referencia de los proyectos, la PAL será un fracaso por más esfuerzos que se hagan por alimentarla y enriquecer su contenido.
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