Cambio organizacional, nuevos enfoques

Las organizaciones realizan ajustes en términos del capital humano, reenfocan, capacitan e integran nuevos recursos que cumplan con las competencias requeridas para manejar, administrar y dominar dicha tecnología, acorde también con las nuevas necesidades de la organización ante un mercado global y exigente.

Esta definición de la gestión del cambio establecida en InnoPlay  resume la gestión del cambio en el sentido de la necesidad, los resultados esperados y la ejecución del cambio. En general se refiere a un proceso de transformación que permite a la organización mejorar sus resultados o adaptarse a nuevas condiciones.

Cambio en CMMI

El modelo CMMI establece prácticas que las organizaciones exitosas han adoptado para mejorar sus resultados. No existe una referencia explícita hacia el manejo del cambio organizacional como parte del proyecto de mejora pero implícitamente el conjunto de prácticas contribuyen a una transición exitosa para alcanzar los objetivos establecidos.

Ocho factores de éxito de una empresa

Ocho son los factores claves que se deben evaluar para determinar el éxito de una empresa. El desarrollo de esas capacidades, y la adecuada gestión de cambios para adoptarlas, permiten responder a las necesidades cambiantes e imprescindibles de las empresas en la actualidad.

El CMMI Institute, que ofrece servicios relacionados con los modelos CMMI, considera 8 áreas de atención para fortalecer un negocio. La intención es que la organización pueda tener una perspectiva de su operación e identifique las capacidades que requiere trabajar o mejorar.

CMMI en PYMES

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De acuerdo con las estadísticas, del CMMI Institute, el 61% de las empresas evaluadas en CMMI son menos de 100 personas dentro del alcance de evaluación, un 35% son menos de 25 personas lo que representa una de cada tres evaluadas. ¿Esta proporción es debido a que el modelo está pensado para empresas de pequeño o mediano tamaño, porque es una necesidad para ese sector del mercado o por su facilidad para ser implementados en alcances reducidos?

La realidad es que el modelo fue creado para cubrir necesidades para todo tipo de proyecto y cubre muchas situaciones que en los proyectos cotidianamente no se presentan. Los clientes demandan en muchos casos la acreditación de ciertas prácticas para dar certeza en los resultados, pero el principal beneficio lo obtiene la organización con un crecimiento estable y sostenido. Las PYMEs tienen elementos que facilitan la adopción de CMMI en el corto plazo, pero también deben enfrentar otras situaciones que el modelo las asume como existentes y que muchas empresas no tienen.

Cuatro pasos sencillos para adoptar CMMI

Foto: mattbuck

La decisión de implantar un modelo, metodología o determinadas técnicas en una organización tiene implicaciones en la operación y resultados del negocio. Enfrentar el cambio y obtener los resultados que se esperan, requiere de una adecuada preparación y una efectiva proyección de las expectativas en cuanto a los beneficios a obtener. Las fases iniciales de este esfuerzo son vitales para poder alcanzar un buen resultado y evitar costosos cambios de dirección en la mitad del camino.

Existen recomendaciones muy sencillas para iniciar un proyecto de mejora, que por triviales muchas veces se pasan por alto. No se consideran aquí las etapas de definición, implantación y verificación de la solución. Los consejos que se presentan están orientados a la etapa inicial desde que se toma la decisión de que hay que cambiar las cosas y la definición del plan para llevar a cabo el cambio, con la decisión de aplicar prácticas del modelo CMMI.

Medir la efectividad de la capacitación

Foto:  Louise Docker

La capacitación es costosa si no ofrece los beneficios que se esperan. La formación debe mejorar las capacidades de los individuos y, de forma conjunta, de la Organización. Es importante identificar las habilidades, actitudes, comportamiento, conocimiento y capacidades que deben desarrollarse a través de la capacitación y formación. A partir de establecer claramente el propósito de la formación se puede medir la efectividad de los resultados. 


En el área de proceso de Organizational Training (OT) se cumple con la identificación y definición de las necesidades de formación, la planificación de los medios y mecanismos de capacitación para cubrir esas necesidades y finalmente la evaluación de la efectividad en los resultados.

Aprobación y compromiso

"Cuando te reclamen para un favor o un compromiso, infórmate, previamente, de qué se trata, no vaya a ser que no estés dispuesto a hacerlo, ya sea por incapacidad o falta de voluntad."

Aprobar es la acción de calificar, aceptar, dar por bueno o suficiente algo o a alguien. Un compromiso se refiere a una obligación contraída o convenio. La existencia de una aprobación no garantiza el compromiso. Una aprobación se puede hacer de forma unilateral, mientras que el compromiso se da, al menos, entre dos personas el que otorga y el que acepta. 


Diferentes prácticas en el modelo CMMI se refieren a la obtención y revisión de los compromisos, en particular en las áreas de proceso de REQM, PP, PMC e IPM en relación con los requisitos y planes. En ocasiones se confunde la existencia de una aprobación en lugar del compromiso, pero es vital el establecimiento del compromiso para alcanzar los objetivos.

10 principios fundamentales para la calidad

Los proyectos de desarrollo de software presentan fallas y problemas en relación con los planes y requisitos iniciales. La industria de software tiene pocas estadísticas o resultados cuantitativos con relación a los atributos de calidad, tales como: seguridad, portabilidad, adaptabilidad, mantenibilidad, robustez, usabilidad, confiabilidad y eficiencia. Para poder mejorar la calidad del software se requiere medir, cuantificar y ajustar el proceso, no sólo contar defectos o fallas.

Formato para indicador de medición

Es importante enfocarse en la recolección y comunicación de métricas e indicadores que son necesarios a la organización. Para evitar problemas es vital considerar un proceso de medición efectivo que integre la información de qué, cómo, dónde, cuándo, quién y por qué se requiere y posibilitar la toma de decisiones. Como parte de la definición es importante determinar la forma, interpretación y uso de los indicadores que se establecen en un formato documentado para ese propósito.

Medidas y problemas

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La recolección y análisis de las métricas es parte fundamental en la toma de decisiones en la organización. El área de proceso de MA define las métricas, mecanismos de recolección y análisis a su vez que captura y procesa la información en apoyo a las necesidades del negocio. La adecuada definición de los indicadores y la forma en que se presentan puede contribuir a solucionar los problemas que se identifican o por el contrario puede generar nuevos problemas. Por ello es vital establecer un proceso de medición y análisis correcto y efectivo.

En la imagen que acompaña el artículo se aprecian tres de las cuatro cariátides que sostienen los salientes del techo de la iglesia St. Pancras en Gran Bretaña. Las doncellas, debido a un problema de medición, fueron recortadas unos 30 centímetros para poder encajar en ese espacio y mantener la buena reputación del escultor. No es claro quién obtuvo las medidas, pero al menos la decisión tomada fue efectiva por el resultado obtenido; algo que no siempre se puede lograr.

20 puntos para implantar CMMI

Jon Sullivan

David Walker de SPCS Inc. ofreció un webinar sobre la implementación de CMMI en pequeñas organizaciones “Boosting Performance in Small Organizations with CMMI” . Comentó sobre la posibilidad de implantar CMMI en este tipo de empresas considerando: 

• mantener el ritmo del cambio, 
• una estrategia firme, 
• procesos sencillos y sin detalles técnicos, 
• con pocos cambios y plazos cortos de mejora,
• y midiendo adecuadamente los resultados del proceso y no a las personas. 

Un punto crucial es considerar el proyecto de mejora como un proyecto por el que se va a recibir un pago y dedicar los recursos para lograr llevarlo a cabo. 

Lleva tiempo hacerlo rápido

Las organizaciones, que inician la implementación de mejora de procesos, tienen la expectativa de reducir sus ciclos de desarrollo y entregar a tiempo los productos a sus clientes. 

La presión que ejerce el cliente hace que los proyectos inflen sus presupuestos y que, finalmente, el tercio adicional sea ajustado producto de la ejecución del proyecto. Adicionalmente, se toma como una excusa para evitar el cumplimiento de un proceso o estándar que se tiene establecido, con el pretexto que necesitan terminar el proyecto. Esto se convierte en un ciclo permanente en complicidad con el cliente, la gerencia y los equipos de proyecto.

Estrategia de adquisición

En el modelo CMMI ACQ una de las áreas de proceso que se afecta de las que componen la base de todas las constelaciones en el CMMI es Project Planning (PP). 


Las modificaciones que se introducen son básicamente en dos prácticas específicas nuevas, que se suman a las existentes: 

• SP1.1 Establecer la estrategia de adquisición
• SP2.7 Planear la transición a operación y soporte 

La estrategia de adquisición sirve como guía para la gestión del proyecto y establece la infraestructura de gestión técnica y del negocio para la planeación, ejecución y control de las actividades para la adquisición y operación de los productos y servicios. Considera los objetivos y restricciones, disponibilidad de activos y tecnología, métodos de adquisición, tipos y términos de los acuerdos con proveedores, consideraciones de los usuarios finales, riesgos y apoyo para el proyecto. Cubre el trabajo a desarrollar tanto por el adquiriente como por el proveedor o proveedores, durante el ciclo de vida del producto. Constituye la base para la creación de los paquetes de licitación, acuerdos con proveedores y planes del proyecto. 

Regreso a las bases de la calidad

 "Mejorar la calidad permite disminuir los gastos en la medida que se incrementa la productividad y las oportunidades de mercado". 

Este planteamiento constituye la base de los catorce principios de Edwards Deming que establecen una filosofía de gestión para llevar a cabo proyectos exitosos y que son la referencia para el cambio en la calidad y mejora de los resultados. 

Los principios definidos por Deming son aplicables a cualquier tipo de empresa, las empresas de servicios al igual que las de manufactura requieren controlar la calidad. Ya sean grandes corporaciones o pequeñas empresas, estos puntos son de vital importancia y deben ser considerados. 

Las bases del modelo CMMI están soportadas con estos puntos y de alguna manera considera en su estructura y prácticas elementos que contribuyen a cubrir estos puntos. Tomarlos en cuenta como parte del proyecto de mejora permite ampliar los resultados en una visión a largo plazo y mucho más efectiva.

Indicadores de desempeño para la Oficina de Proyecto

La medición de los resultados de la operación de los proyectos en una organización es vital para determinar el cumplimiento de los objetivos del negocio y alinearlos a las metas de los proyectos. En el modelo CMMI se establecen como parte de las prácticas de MA y se complementa en cada una de las áreas de proceso con la GP2.8. 
La definición de indicadores clave de desempeño (KPI) para la PMO (Project Management Office) es importante para poder evaluar el comportamiento de los proyectos y demostrar a los directivos los resultados que se obtienen con los mismos en relación con los objetivos establecidos. Michael O'Brochta y Curt Finch presentan un artículo con KPIs relevantes para medir el avance general del negocio, más que medir el proceso, al tiempo que mejoran las prácticas de gestión de proyectos.

Herramientas estratégicas para la mejora de procesos

Xhienne

Alinear las metas estratégicas en la organización con los objetivos de mejora es considerado una práctica importante como parte del ciclo de mejora, indirectamente considerado en OPF y directamente establecido por OPM en la versión 1.3 del modelo CMMI.
Existen diferentes técnicas y herramientas de apoyo a la planificación estratégica que pueden servir de entrada a las necesidades de los procesos y establecer entonces los objetivos de mejora de los mismos. En términos generales se deben identificar, analizar y priorizar esas necesidades para establecer las acciones a realizar y comprometer los recursos que se necesitan.

Agile y PMO, dos historias y un mismo final

Lehmann, Thomas

El uso de los enfoques Agile y PMO (Project Management Office) consideran diferentes perspectivas para la gestión y conducción de un proyecto. Hablan diferentes lenguajes pero al final deben llegar al mismo resultado. En ambos casos deben garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto, desde enfoques diferentes. ¿Cómo manejar e integrar ambas perspectivas?

Identificación de acciones correctivas

En diferentes prácticas del modelo CMMI se considera el establecimiento de acciones correctivas. En particular la SG2 de PMC precisamente tiene que ver con la gestión de las acciones correctivas, que incluye la identificación, asignación, seguimiento y cierre.
Neil Potter en “Reducing Project Failure” presenta un enfoque muy práctico para determinar las situaciones en que se requieren acciones correctivas cuando el nivel de compromisos supera la capacidad de responder a los mismos y propone algunas acciones a realizar.

Evaluación de la efectividad de la formación

Un lector, en un artículo anterior, plantea como comentario: "... actualmente hemos iniciado recién a implementar el CMMI para Servicios Nivel 3, dado que estamos iniciando, hemos tenido un poco de dudas respecto a como evaluar la efectividad de los entrenamientos. Me gustaría saber si me pueden apoyar con algún método o procedimiento para realizar esta actividad."
La duda se refiere a la práctica específica 2.3 de OT que plantea la necesidad de evaluar la eficacia del programa de formación en la organización. El propósito principal de esta práctica es realizar una evaluación del plan de formación y determinar acciones y lecciones aprendidas al respecto que permitan mantener una formación efectiva para cubrir las necesidades que se identificaron.

Análisis de causas

El análisis de causas de problemas es una herramienta utilizada en la mejora de procesos. En el modelo CMMI se considera como una práctica altamente efectiva para identificar e implantar iniciativas de mejora en los procesos. Se puede encontrar a diferentes niveles desde subprácticas en IPM, prácticas en QPM y área de proceso en CAR, lo que implica que la práctica va madurando en la medida que se tiene mayor conocimiento del proceso.

Como parte de las actividades de gestión de proyectos se identifican problemas sobre los cuales se requiere buscar una solución. Una herramienta efectiva que ayuda a identificar las causas de los problemas es el diagrama causa-efecto. Las acciones resultantes pueden aplicarse en el proyecto con el fin de eliminar los problemas o evitar que se puedan presentar nuevamente en el futuro. 

Satisfacción del cliente como principio para la gestión de la calidad

Dentro de los principios para la gestión de la calidad se considera la satisfacción del cliente. Las organizaciones dependen de sus clientes para crecer, por lo tanto el entendimiento de sus necesidades, requerimientos y expectativas es fundamental para el futuro de la organización. 
Cuando el cliente está satisfecho se incrementan las ganancias y se facilita el acceso a nuevas oportunidades de mercado, se incrementa la efectividad en el uso de los recursos y la mejora en la lealtad del cliente permite la permanencia del negocio.