Cambio organizacional, nuevos enfoques

Las organizaciones realizan ajustes en términos del capital humano, reenfocan, capacitan e integran nuevos recursos que cumplan con las competencias requeridas para manejar, administrar y dominar dicha tecnología, acorde también con las nuevas necesidades de la organización ante un mercado global y exigente.

Esta definición de la gestión del cambio establecida en InnoPlay  resume la gestión del cambio en el sentido de la necesidad, los resultados esperados y la ejecución del cambio. En general se refiere a un proceso de transformación que permite a la organización mejorar sus resultados o adaptarse a nuevas condiciones.

Cambio en CMMI

El modelo CMMI establece prácticas que las organizaciones exitosas han adoptado para mejorar sus resultados. No existe una referencia explícita hacia el manejo del cambio organizacional como parte del proyecto de mejora pero implícitamente el conjunto de prácticas contribuyen a una transición exitosa para alcanzar los objetivos establecidos.

Problemas de comunicación

La comunicación es universal y está presente en todas las facetas de la vida. En el proceso de comunicación se transmiten y reciben ideas, sentimientos, conocimientos, creencias y sensaciones que socialmente son fundamentales para la existencia de cualquier entidad social u organización. Una mala comunicación es una fuente de errores y mal entendidos que afectan los resultados y el comportamiento de los individuos.

El modelo CMMI establece diversas prácticas para facilitar el proceso de comunicación. Una adecuada identificación de los actores y el escenario para realizar la comunicación es parte de las actividades de planificación del proyecto y se extiende a diversas prácticas donde se tienen interacción con clientes, usuarios, equipos de trabajo, áreas y niveles de dirección.

Es importante que el mensaje a transmitir sea claro, preciso, completo y real. Para ello es importante eliminar barreras en la comunicación, propiciar los medios de recepción, enunciar mejor el mensaje, transmitir en las mismas coordenadas del receptor y reforzar las palabras con un lenguaje corporal adecuado. Tan importante como la emisión del mensaje es aprender a escuchar, para entender y comprender el mensaje y eliminar posibles conflictos. El proceso debe concluir con la confirmación de la recepción como forma de retroalimentación de que el mensaje recibido concuerda con la intención del emisor.

Enfoque del servicio

El enfoque del servicio establece la diferencia entre hacer mas de lo mismo o hacer lo mismo en forma diferente. Cuando la empresa compite en un mercado para abaratar el precio, pierde. La idea debe enfocarse a reducir los costos al mismo tiempo que se incrementa la percepción de valor para el cliente, con lo que ganan todos.

El modelo CMMI Services establece en el área de proceso Service Delivery (SD) la necesidad de establecer el enfoque que se utilizará para la entrega y operación del servicio como parte de sus prácticas. Para ello se identifican los recursos, procesos e interfaces necesarias durante la entrega del servicio.

En este artículo se presentan algunas características y consideraciones a tomar en cuenta para establecer el enfoque adecuado para lograr una entrega del servicio eficiente y efectiva.

Siete hábitos Ágil

"La simplicidad, o el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado, es esencial" Manifiesto Ágil

El manifiesto Ágil establece valores sobre los que se sustentan principios, metodologías, técnicas y las formas de desarrollo del software bajo este enfoque. Básicamente destaca la interacción entre los individuos,  la funcionalidad del software, la colaboración constante con el cliente y la adaptación a las condiciones cuando surgen los cambios.

El modelo CMMI integra elementos y material informativo que permite entender y aplicar sus prácticas al contexto Ágil. Pero es importante no perder de vista los elementos esenciales que constituyen la base de este enfoque.

Medir la efectividad de la capacitación

Foto:  Louise Docker

La capacitación es costosa si no ofrece los beneficios que se esperan. La formación debe mejorar las capacidades de los individuos y, de forma conjunta, de la Organización. Es importante identificar las habilidades, actitudes, comportamiento, conocimiento y capacidades que deben desarrollarse a través de la capacitación y formación. A partir de establecer claramente el propósito de la formación se puede medir la efectividad de los resultados. 


En el área de proceso de Organizational Training (OT) se cumple con la identificación y definición de las necesidades de formación, la planificación de los medios y mecanismos de capacitación para cubrir esas necesidades y finalmente la evaluación de la efectividad en los resultados.

Evaluación de la formación

Eurobas

La evaluación del aprovechamiento de la capacitación o formación en un trabajo es fundamental para determinar si los resultados son mejores, gracias a los conocimientos adquiridos, y se están aplicando en las actividades diarias. El presupuesto destinado requiere esta retroalimentación para conocer la efectividad y resultados de la formación y poder actuar en consecuencia con una formación adecuada.


El área de proceso de Organizational Training (OT) en la segunda meta específica establece como prácticas la necesidad de evaluación de la capacitación como mecanismo para determinar la efectividad de la planificación y el cumplimiento de las necesidades de formación identificadas. Esta práctica puede ser compleja por el componente humano de los resultados, que es difícil de medir con precisión, pero aún es una actividad esencial para determinar la efectividad del plan de formación.

Proceso efectivo

Un artículo publicado en CIO Update por Jason Druebert "ITIL Processes are No Panacea" llama mi atención sobre lo que pudiera ser un proceso efectivo y termina siendo otra cosa. El autor plantea que es posible tener un proceso efectivo sin cumplir los estándares o prácticas de la industria, pero que lo contrario es también totalmente viable, un proceso puede cumplir con los estándares o modelos y ser completamente ineficaz.

Herramientas estratégicas para la mejora de procesos

Xhienne

Alinear las metas estratégicas en la organización con los objetivos de mejora es considerado una práctica importante como parte del ciclo de mejora, indirectamente considerado en OPF y directamente establecido por OPM en la versión 1.3 del modelo CMMI.
Existen diferentes técnicas y herramientas de apoyo a la planificación estratégica que pueden servir de entrada a las necesidades de los procesos y establecer entonces los objetivos de mejora de los mismos. En términos generales se deben identificar, analizar y priorizar esas necesidades para establecer las acciones a realizar y comprometer los recursos que se necesitan.

10 Claves para una adecuada definición y gestión de requisitos

El establecimiento de los requisitos para un producto es vital para obtener un excelente resultado. Es la base para arrancar el trabajo de desarrollo y la fuente de muchos de los problemas que se presentan, por lo que una adecuada definición y gestión de los mismos es la clave para evitar contratiempos, retrabajos e incrementos de costos.

 Existen elementos imprescindibles, que se deben tomar en cuenta, para una correcta definición y gestión de requisitos y que son presentados aquí como diez elementos claves. Estos deben ser considerados como parte del sistema de procesos, prácticas, herramientas y disciplinas a integrar para identificar, analizar, especificar, verificar y gestionar los requisitos de un producto

Evaluación de la efectividad de la formación

Un lector, en un artículo anterior, plantea como comentario: "... actualmente hemos iniciado recién a implementar el CMMI para Servicios Nivel 3, dado que estamos iniciando, hemos tenido un poco de dudas respecto a como evaluar la efectividad de los entrenamientos. Me gustaría saber si me pueden apoyar con algún método o procedimiento para realizar esta actividad."
La duda se refiere a la práctica específica 2.3 de OT que plantea la necesidad de evaluar la eficacia del programa de formación en la organización. El propósito principal de esta práctica es realizar una evaluación del plan de formación y determinar acciones y lecciones aprendidas al respecto que permitan mantener una formación efectiva para cubrir las necesidades que se identificaron.

Herramientas de apoyo a los procesos

Las prácticas establecidas en el modelo CMMI no están asociadas a herramientas en particular, sin embargo es bueno apoyarse en ciertas herramientas para facilitar el proceso. Como parte de los ejemplos en la práctica genérica 2.3 se sugieren las herramientas que pueden apoyar las prácticas requeridas. Aunque es importante tener bien definido el proceso antes de pensar en automatizarlo, esto sólo es efectivo cuando se aplica a una operación eficiente, cuando se tiene una operación ineficiente la tecnología solo ampliará la ineficiencia de manera automatizada. 
Las prácticas en el modelo se pueden clasificar, en términos generales, como actividades de planificación, ejecución o de control.

Siete hábitos de las empresas altamente efectivas

De acuerdo con las premisas descritas por Stephen R. Covey en su libro “Los siete hábitos de las personas altamente efectivas” podemos hacer un símil hacia el modelo CMMI para lograr comportamientos que hacen efectivas a las organizaciones. 


Los hábitos que enuncia Covey son: 

• Proactividad 
• Comenzar con un fin en mente 
• Primero lo primero 
• Pensar en el beneficio mutuo (ganar/ganar) 
• Respeto por los demás, comprender primero para ser comprendido 
• Sinergizar, sintetizar ideas diversas de un grupo por encimas de las individuales 
• Afilar la sierra, en el sentido de la mejora continua 

Estos comportamientos tienen un fin ético y ayudan a las personas a lograr una mayor efectividad en sus vidas. El modelo CMMI integra un conjunto de prácticas que ayudan a las empresas a ser efectivas y alcanzar sus objetivos. Existen comportamientos y dinámicas que identifican a estas organizaciones en la ejecución de sus procesos y que podríamos agrupar como hábitos efectivos. 

• Proactividad. La evolución del proceso permite llevar a la organización de un proceso pobremente controlado y reactivo a un proceso de mejora continua y proactivo. Para ello es fundamental la actitud en la ejecución de las actividades para la identificación de necesidades, problemas, riesgos y defectos que se pueden presentar en los diferentes ámbitos de un proyecto. La detección temprana y oportuna de éstos permite reducir costos, incrementar la calidad y mejorar la productividad. 
• Orientación al negocio. Las prácticas que se utilizan en la organización deben estar orientadas a las necesidades del negocio, y en consecuencia a mejorar la satisfacción del cliente. No sirve de nada implementar acciones que no tengan este propósito como fin puesto que al final confundir los medios con el fin lleva al fracaso y decepción en la organización. 
• Seguimiento a compromisos. En todos los contextos de la organización, el cumplimiento de compromisos es esencial para lograr el éxito. Implica un adecuado establecimiento de los mismos y el seguimiento a su cumplimiento para tomar acciones o medidas efectivas en caso de que se identifiquen desviaciones que impidan el logro de éstos. En este caso las medidas que se toman se convierten a su vez en nuevos compromisos. 
• Medición de resultados. La medición de los resultados es crítico para tomar acciones o decisiones efectivas. No podemos controlar lo que no se mide y la objetividad en esas mediciones es elemental para lograr un buen resultado y comportamiento correcto. 
• Comunicación efectiva. La comunicación adecuada y efectiva hacia todos los interesados es vital en la organización. La salud de una organización se puede medir por el nivel de comunicación que existe, tanto por los medios como por los participantes en el proceso. Cuando no es efectiva se provocan problemas y situaciones que producen comportamientos inesperados y fuera de control. 
• Aprendizaje de la experiencia. La organización aprende de sus experiencias y cuando ese conocimiento no es adecuadamente controlado y recolectado, se pierde un “activo” imprescindible para la vitalidad de la misma. Los mecanismos de gestión del conocimiento son primordiales para el crecimiento del negocio. 
• Mejora continua. Las prácticas establecidas en una organización cambian en la medida que cambian los objetivos, las necesidades y el entorno de la misma. Requiere mecanismos efectivos para gestionar el ciclo de mejora continua y garantizar la evolución hacia niveles más efectivos de operación. La evaluación e identificación de oportunidades de mejora y la implementación y difusión de las acciones definidas son críticas en los resultados para la organización.

Estos comportamientos se logran con un uso apropiado de las prácticas descritas en las diferentes áreas de proceso, aplicadas adecuadamente para lograr un uso, no solo efectivo sino, eficaz para la organización.

Mejora de procesos y consultoría

La implementación de prácticas para mejorar los procesos existentes, o introducir nuevas prácticas en la organización, requiere del apoyo de especialistas internos o externos que puedan ofrecer alternativas, con base en su experiencia y puntos de vista, para cambiar la situación actual. Estos especialistas constituyen consultores que deben considerar tres principios básicos para lograr un buen resultado: precisión, involucramiento y compromiso.

Enfoque en la mejora de resultados

El modelo CMMI propone prácticas efectivas utilizadas por las organizaciones para mejorar sus resultados. En muchas ocasiones el objetivo se transforma en la evaluación y obtención de un nivel determinado, y no en los resultados concretos que obtiene la organización. Esto ocasionado por no considerar que el fin sea la mejora y el modelo sólo es un medio para alcanzar ese objetivo. 


La organización necesita revisar adecuadamente sus necesidades y replantear su estrategia para obtener un mejor desempeño con prácticas adecuadas de CMMI, orientadas a un uso eficiente de los recursos, incremento de la calidad y mejora en la satisfacción del cliente. Todo esto debe guiar el esfuerzo de mejora, en beneficio de la organización y del uso adecuado del modelo. 

Reconocimiento como motor del cambio

El reconocimiento es un arma poderosa en la organización y es una necesidad básica del ser humano, todos necesitamos sentirnos reconocidos por nuestro trabajo. En el proceso de cambio en la organización el reconocimiento es un motivador y acelerador para lograr los resultados que esperamos. En el modelo CMMI, en las prácticas de OPF para establecer la estrategia de adopción de los procesos, se deben tomar en cuenta estos principios. Utilizado adecuadamente puede ser la diferencia entre el éxito o el fracaso del proyecto de mejora. 

Efectividad y eficiencia

El enfoque en la eficiencia y la efectividad es una de las bases que toman como objetivo las empresas cuando trabajan para mejorar sus resultados. Se busca hacerlo bien, rápido y barato pero muchas veces la combinación no es adecuada y se afecta la operación y por consiguiente los resultados. 


La eficiencia está relacionada con obtener resultados con el mínimo de recursos y la efectividad es cuando se alcanzan los máximos resultados con el mínimo de costo. Existe un ejemplo muy claro que ayude a entender el concepto de eficiencia y efectividad. Matar una mosca con un cañón es efectivo pero no es eficiente, mientras que hacerlo con un mata moscas es igualmente eficiente y efectivo. Eso es lo que se busca con la empresa, proporcionar herramientas que ayuden a alcanzar resultados eficientes y efectivos.