Herramientas y procesos

La clásica parábola de “qué fue primero, el huevo o la gallina” deja de tener sentido cuando pensamos qué se requiere primero, la herramienta o el proceso. Aquí no tiene caso si la conocida e insustituible “máquina” de poner huevos no tiene establecido el tipo y el tamaño que se requiere. El punto que queremos establecer es, que se requiere tener un proceso para saber que tipo de herramienta podrá soportarlo. Pensar en una gallina para poner huevos de avestruz puede tener resultados muy similares a los de proyectos con los que alguna vez hemos vivido, en los que la herramienta definitivamente no le queda al proceso. 

En temas de implantación de procesos siempre existe la pregunta sobre la necesidad de tener una herramienta para lograr el resultado. La respuesta es que el proceso no necesita una herramienta para ser exitoso... aunque tampoco es algo absoluto porque la existencia de una herramienta contribuye en gran medida al éxito de la implantación. Aquí la relación es directa y no funciona a la inversa, tenemos un proceso y luego buscamos la herramienta que nos ayude a establecer el proceso. 


Herramientas de apoyo al proceso

El resultado depende del orden en que se ejecutan. Primero lo primero, aquí lo importante es definir un proceso y buscar la herramienta que facilite el proceso. En el sentido contrario estaríamos forzando al proceso a encajar en una herramienta que posiblemente termine en algún estante o cajón en el mejor de los casos. Existen casos en que se logran utilizar, pero cuántas veces no nos ha tocado llevar dos herramientas en paralelo para garantizar el resultado, una que es la corporativa que tenemos que usarla y la otra, la que realmente nos resuelve el problema. Así entonces la respuesta debe ser que la herramienta necesita de un proceso para ser exitosa, pero no es el proceso en si. 

Definitivamente las herramientas ayudan cuando están alineadas a un proceso. Una herramienta por si sola no va a resolver el problema. Es como comprar una máquina de hacer ejercicios porque en la publicidad se establece que ayudará a mantenernos en forma. Por si sola la máquina no logrará el milagro. Únicamente con la disciplina y una rutina adecuada para utilizar la máquina podremos lograr el resultado. Lo mismo sucede con las herramientas automatizadas para procesos. El proceso requiere ser definido y entendido para posteriormente, con base en el proceso, buscar la mejor herramienta. 

No siempre los mejores resultados están asociados al uso de herramientas sofisticadas. Depende mucho de las necesidades del personal y del nivel de productividad que se requiere. La complejidad de los proyectos son un factor determinante para integrar las herramientas que automaticen el proceso pero esa condición no es suficiente para integrar una herramienta ya que la propia complejidad del proyecto hará más compleja la integración de la herramienta si no se tiene la disciplina de procesos. No podemos automatizar lo que no se tiene entendido y definido, primero hay que poner orden en la manera de hacer las cosas o de lo contrario se automatiza el caos.

El proceso para incorporar una herramienta debe iniciar con la identificación de la necesidad de mejorar una situación en la organización y con base en esto definir el mecanismo de solución. Esto es, documentar en políticas, procesos, procedimientos, guías, formatos o cualquier otro documento los elementos a considerar para garantizar el resultado y lograr una forma homogénea de trabajo. Tomando en cuenta la solución propuesta se identifican entonces las herramientas disponibles en el mercado que pueden dar soporte a la solución, con el fin de seleccionar la herramienta adecuada. 

La selección de una herramienta debe considerar los siguientes criterios de decisión:

• Actividades del proceso que se requieren automatizar 
• Infraestructura requerida por la herramienta
• Referencias del mercado y casos de éxito
• Ambiente, cultura y metas de la organización
• Facilidad de utilización
• Capacidad

• Robusta
• Funcionalidad
• Facilidad de incorporar al proyecto
• Soporte comercial y costos de soporte
• Presupuesto disponible
• Forma en que se utilizará la herramienta, en un ambiente colaborativo, distribuido o independiente. 

Las herramientas pueden ser de fabricación propia en lugar de comprarlas pero esta opción por el costo que implica debe ser la última alternativa después de evaluar las herramientas existentes en el mercado. Considerando los criterios descritos se debe seleccionar la mejor opción o tal vez las opciones que se complementen de acuerdo a los requerimientos existentes. Puede ser necesario seleccionar varias herramientas para cubrir diferentes necesidades de los proyectos. Finalmente las herramientas seleccionadas se prueban en un ambiente controlado para realizar los ajustes del proceso antes de ser difundida al resto de la organización. 

La utilización de una herramienta adecuada permite reducir el tiempo de desarrollo, incrementar la agilidad del negocio, reducir los defectos, integrar la información y automatizar el proceso. Los casos exitosos de implantación de procesos no dependen de la capacidad de sus herramientas sino de la capacidad del personal que labora en esas organizaciones, del compromiso de la dirección y del nivel de disciplina que se tiene. Las herramientas únicamente contribuyen a acelerar el resultado. La próxima vez que se enfrente a una situación de estas no compre la “gallina” antes de considerar el tipo de “huevos” que necesita.