Grupo de procesos y mejora de procesos

Para lograr una mejora de procesos efectiva es necesario considerar diversos factores entre los que se destacan: recibir una adecuada asesoría por personal capacitado en el modelo de referencia y en proyectos de mejora o que haya estado involucrado en un proyecto similar, el personal directamente involucrado en la mejora debe ser el mejor y el más reconocido dentro de la organización y es imprescindible que exista un fuerte liderazgo enfocado hacia la calidad y con conocimiento de los proyectos de mejora.


Adicionalmente a esos factores, un elemento clave en el proceso de mejora es la existencia de un grupo que tenga la responsabilidad de coordinar las actividades del proyecto de mejora. Este grupo de especialistas debe facilitar la definición, mantenimiento y mejora de los procesos que utiliza la organización. Su propósito es el de facilitar el proceso de mejora, no de implementarlo.


El área clave de proceso del nivel 3 de CMMI, Organization Process Focus (OPF), establece que este grupo es responsable del desarrollo y mantenimiento de los procesos de la organización. Generalmente este grupo se conoce como SEPG (Software Engineering Process Group) o EPG.



Estructura de apoyo al SPI (Software Process Improvement)
La estructura de apoyo al SPI debe garantizar la continuidad del proceso de mejora a largo plazo, establecer claramente las tareas y responsabilidades de cada participante y proveer la autoridad requerida para cada nivel.


Existen tres niveles dentro de la estructura del SPI:

• A nivel superior está el Comité de dirección formado por el patrocinador del SPI, gerentes de la organización o clientes que son los encargados de establecer las políticas, proveer la dirección y recursos necesarios y promover la mejora en la organización.
• En el nivel intermedio está el SEPG formado por gerentes de proyecto e ingenieros calificados que coordinan las actividades, dan seguimiento al proyecto de mejora, recolectan las mejores prácticas y realizan mediciones para conocer las mejoras.
• Finalmente está el grupo de trabajo para la mejora de procesos o los equipos que desarrollan los procesos. Están formados por el personal directamente involucrado en los proyectos y son los que desarrollan los procesos, realizan mediciones de los cambios y reportan el progreso alcanzado.

Características del SEPG
El SEPG es el punto de contacto entre el Comité de dirección y los grupos de trabajo. Es el punto focal para definir, mantener y mejorar los procesos de la organización. Opera eficientemente en organizaciones a nivel 3 o superior al coordinar y monitorear las actividades de mejora, así como apoyar y asesorar a la organización con el SPI.


El personal del SEPG debe contar con: experiencia en proyectos de desarrollo, conocimiento de las diferentes fases del proyecto, habilidades para comunicarse y establecer relaciones interpersonales. Debe tener el reconocimiento del personal, comprender la cultura de la organización y contar con la confianza de los participantes en el SPI.


Para garantizar el involucramiento del personal y mejorar la aceptación de los procesos que se definen, muy pocas veces el SEPG define los procesos por si mismo. Siempre que sea necesario definir un proceso o incorporar mejoras, esto se realiza por el personal de los proyectos y el SEPG sólo se encarga de su mantenimiento. Su función es la de mejorar los procesos, generalmente es asesorado por un experto en procesos de tiempo completo que coordina el grupo, revisa y comenta los planes de mejora pero no los autoriza.


Los miembros del SEPG, para que sea efectivo, deben: comprender los objetivos del negocio de la organización, contar con un plan de trabajo para desarrollar sus actividades así como con un plan de seguimiento para conocer el avance del programa de mejora, recolectar datos sobre el estado del programa de mejora en la organización y conocer las necesidades de capacitación que requiere el personal de los proyectos.