viernes, 19 de junio de 2009

Nuevo proceso, viejos problemas: El proceso para la toma de decisiones

La toma de decisiones es una actividad que tiene efectos en todas las acciones que realizamos diariamente. Algunas de esas decisiones tienen mayores implicaciones que otras y por tanto requieren un proceso formal para que la solución sea la más efectiva posible. 


No es lo mismo tomar la decisión sobre qué platillo vamos a escoger de un menú durante una comida a seleccionar un coche o una casa que ocuparemos por varios años. En el peor de los casos si no nos gusta el platillo lo desechamos, pero de la casa o el coche no sería tan sencillo deshacernos. 


En los proyectos que realizamos muchas veces las decisiones que tomamos afectan la capacidad de alcanzar los objetivos del proyecto o están relacionados con riesgos que se pudieran presentar, por lo que un adecuado proceso para seleccionar y documentar la mejor decisión es crucial en estos casos. 


En los proyectos de ingeniería son diversas las situaciones en la cuales se requiere evaluar varias alternativas considerando diferentes criterios de decisión. Pero, en qué situaciones realmente se requiere un proceso formal para toma de decisiones, qué métodos son más efectivos en cada caso, cómo identificar las diferentes alternativas de solución, qué criterios utilizar para evaluar esas alternativas y cómo documentar adecuadamente los resultados obtenidos. Precisamente a estas interrogantes da respuesta el modelo CMMI® cuando establece el área de procesos “Decision analysis and resolution (DAR)”. 


El propósito de DAR es analizar posibles decisiones utilizando un proceso formal para seleccionar entre las alternativas identificadas utilizando los criterios establecidos. Finalmente se busca una nueva solución con un nuevo proceso para un problema existente desde siempre. ¿Será también una cuestión de decisión si realmente debiéramos evaluar cuando se debe o no aplicar el proceso de toma de decisiones? 


Es importante identificar los elementos del proceso de toma decisiones y las situaciones en las cuales se beneficiaría al utilizarlo. Como resultado podríamos reducir la subjetividad en las decisiones que se tomen e incrementar la probabilidad de seleccionar la solución que mejor pueda cumplir con sus necesidades. 


Existen diversas implicaciones en el proceso de decisión, desde el momento que se identifica la situación sobre la cual se debe tomar una decisión hasta la implementación de la solución seleccionada. Este proceso puede implicar menor o mayor tiempo invertido y valor obtenido, dependiendo del enfoque que se utilice. Así una decisión que se toma como orden o directiva es la forma más rápida mientras que la considera llegar a un consenso de los participantes es la que más tiempo consume aunque por otra parte es mucho más aceptada. 


Considerando la parte del proceso que considera la identificación y decisión de la mejor solución es importante tomar en cuenta los elementos establecidos en el área de proceso DAR del modelo CMMI®. Estos elementos deben ser analizados e implantados adecuadamente para contribuir a establecer e institucionalizar la práctica. Así como revisar los puntos específicos en los cuales se requiere el uso del proceso en relación a las demás áreas de proceso, así como los elementos generales para definir el procedimiento para la toma de decisiones. 


Existen diversas técnicas que pueden contribuir a tomar la mejor decisión, dependiendo de las necesidades que se tengan. En términos generales podemos considerar técnicas de apoyo para la creación o realización de lluvias de ideas, comparación de pares, árboles de decisión, matrices de decisión y estudios de costo/beneficio. 


Estas técnicas tienen características diferentes para su aplicación. El correcto uso de las mismas nos puede ayudar a mejorar las decisiones que se tomen. En la práctica es suficiente con conocer y aplicar dos o tres de esas técnicas para obtener los resultados que esperamos. Una página que considero muy útil por la información que maneja es MindTools en particular en la pestaña de Decision Making. 


La aplicación en la vida real del proceso es ampliamente requerida pero pocas veces utilizada a conciencia. Una adecuada implantación contribuye a que finalmente sus decisiones sean más efectivas y no se tome una mala decisión. Es su decisión utilizar o no estas prácticas. 


M. en C. Carlos J. Pérez Escobar SEI Authorized CMMI Instructor