Diez pasos para la solución de problemas

La solución de problemas es parte fundamental de la mejora continua, para eliminar el origen de los problemas y evitar que se presenten nuevamente. El proceso debe considerar no solo la identificación y acciones para su solución, sino también los medios para integrarlo dentro de las actividades y prácticas existentes. 

Los catorce principios definidos por Edward Deming se centran en la satisfacción del cliente, enfoque objetivo y respeto al personal. Según su definición el ciclo de mejora (PDCA) considera seleccionar y analizar el problema (Plan), implementar la solución (Do), verificar los resultados del cambio (Check) y estandarizar la solución (Act). Con base en este ciclo y los principios definidos se establecen diez pasos para la solución.

10 pasos para eliminar un problema

De acuerdo con el ciclo de mejora de Deming Plan-Do-Check-Act para el análisis del problema, propuesta de solución e implementación del cambio se deben considerar los siguientes pasos.

1. Reconocer el problema y establecer prioridades. La identificación del problema se realiza en términos generales sin tener certeza en los detalles. 
2. Establecer los equipos para atender el problema. Los involucrados en el problema establecen un equipo de trabajo con la responsabilidad de encontrar una solución a implementar.
3. Definir el problema. El equipo de trabajo centra sus actividades en establecer claramente cuál es el problema y el alcance del mismo. Realizar un análisis Pareto para identificar las áreas a investigar.
4. Definir las mediciones de resultados. Para determinar el efecto del cambio se tienen que realizar mediciones antes y después de las acciones de mejora.
5. Analizar el problema. Dibujar el proceso para tener el entendimiento de todas las implicaciones y poder derivar posibles soluciones. Apoyarse en un diagrama de flujo o de procesos para identificar todas las relaciones.
6. Determinar las posibles causas.  El diagrama causa-efecto permite identificar el origen del problema. Inicialmente la lluvia de ideas permite que aparezcan todas las posibles causas para posteriormente organizarse de manera lógica para facilitar un análisis en detalle. 
7. Seleccionar e implementar la solución. La selección de la solución debe considerar el origen, la prevención del problema, de manera costo/efectiva y en tiempo.
8. Evaluar los resultados. Revisar el proceso después de implementada la solución para comprobar que el problema está siendo eliminado o ha sido corregido. Los diagramas de ejecución ayudan a entender el comportamiento y analizar los resultados. 
9. Asegurar la permanencia y aceptación. Capacitar a los involucrados en el proceso, establecer los medios para garantizar la adopción y permanencia de la solución y utilizar diagramas de control para revisar la estabilidad del proceso.
10. Mejorar continuamente. Identificar nuevas necesidades de mejora para iniciar otro ciclo de análisis.