Identificación de acciones correctivas

En diferentes prácticas del modelo CMMI se considera el establecimiento de acciones correctivas. En particular la SG2 de PMC precisamente tiene que ver con la gestión de las acciones correctivas, que incluye la identificación, asignación, seguimiento y cierre.
Neil Potter en “Reducing Project Failure” presenta un enfoque muy práctico para determinar las situaciones en que se requieren acciones correctivas cuando el nivel de compromisos supera la capacidad de responder a los mismos y propone algunas acciones a realizar.
Desviaciones en proyectos
Los proyectos pueden presentar algún nivel de compromiso que puede ser solucionado agregando más recursos. Pero existen situaciones en las que aún esto sería insuficiente para cumplir los compromisos, lo cual deriva en retrasos, incumplimientos y baja calidad del producto.
Para conocer la capacidad de cumplimiento de los recursos, Potter propone que, se debe calcular el estimado de trabajo que resta con el nivel de capacidad real de los recursos (hay que considerar que los recursos no están disponibles al 100%).
En un ejemplo sería, si restan 400 horas del proyecto para cubrir en 50 días y tengo 8 recursos asignados aparentemente tengo la capacidad para cumplir las horas. Pero, la realidad es que los 8 recursos no están disponibles al 100% por cargas de trabajo en otras actividades, vacaciones, cursos, días festivos y demás. Para simplificar el cálculo, con una disponibilidad del 50% los 8 recursos pueden cubrir 200 horas en 50 días y necesitaría otros 50 días para cubrir el resto de las horas comprometidas.
Una desviación inferior al 20% o 25% se puede solucionar posiblemente con horas o asignando recursos adicionales. Sin embargo un valor mayor requiere una replanificación, que mientras más temprano se haga será mejor. Por eso es importante desde el inicio visualizar estas situaciones y estar alertas durante el desarrollo del proyecto.
Las acciones que se recomiendan, cuando no se pueden cumplir los compromisos, pueden considerar:

• Entender las necesidades de las fechas comprometidas y negociar una reducción de alcance para entregar en tiempo o ampliar el plazo para entregar toda la funcionalidad.
• Revisar los supuestos en cuanto a fechas, recursos y calidad para identificar alternativas viables para entregar en tiempo.
• Revisar la ruta crítica para identificar actividades que pueden ser ajustadas para ganar tiempo.
• Tener claro la disponibilidad de recursos, posiblemente hay otros recursos disponibles que pueden ser utilizados
• Aclarar con el cliente las expectativas de calidad sobre el producto, para trabajar al nivel correcto que se espera y no sobredimensionar el producto.
• Identificar componentes del producto que pueden simplificarse y cumplir con las expectativas del cliente.
• Investigar mejoras en las actividades y procesos que puedan introducirse y aliviar la presión y ganar tiempo.
• Considerar elementos que puedan comprarse o desarrollarse internamente, según corresponda.

En todos los casos las acciones deben tomarse con suficiente anticipación para no sorprender al cliente el día antes de la entrega. Con tiempo, todo puede ser negociable.