Proceso, un medio para mejorar y no para limitar

Los activos del proceso en la organización cambian el comportamiento de los proyectos. En lugar de que cada proyecto define sus procesos desde cero, toma las mejores prácticas contenidas en sus activos para mejorar la calidad y reducir los tiempos y costos.

La documentación del proceso es parte de las prácticas genéricas a nivel 2 para la Institucionalización del proceso gestionado. En particular la práctica genérica 2.2 se establece y realiza el mantenimiento del plan para la ejecución del proceso, donde se integra la descripción del proceso. Este nivel de proceso es a nivel del proyecto y puede diferir de otros proyectos.

Este enfoque gestionado evoluciona en las prácticas genéricas a nivel 3 para la Institucionalización del proceso definido. En la práctica genérica 3.1 se establece la definición del proceso definido como una versión ajustada del proceso estándar. Este cambio del proceso implica que se toma la definición establecida en general para la organización, que es descrita en las prácticas de OPD, y se ajusta a las necesidades particulares del proyecto, según se describe en las prácticas de IPM.

Estructura para los documentos de procesos

La documentación de procesos generalmente es una arquitectura de procesos integrada por políticas, estándares, procesos y procedimientos. Software Process Framework (SPF) desarrollado en el Software Engineering Institute (SEI) es un ejemplo de estructura para los procesos de la organización y que puede apoyar la adopción de las prácticas de OPD.

La estructura operativa de los procesos establece las relaciones y dependencias entre las actividades, funciones y resultados según el orden jerárquico de la información. Normalmente se establece el siguiente orden:

• Políticas, establecen las regulaciones que rigen la operación. Refuerzan la necesidad del proceso como forma de hacer el trabajo que se requiere.
• Estándares, determinar los resultados y características que se esperan del proceso.
• Procesos, establecen la forma en que se construyen los productos para cubrir las políticas y estándares. Se implementan a través de los procedimientos. No debe integrar descripciones detalladas que consideren la parte de cómo cumplir cada tarea o incluso los elementos que pueden ser cubiertos a través de un curso de formación.
• Procedimientos, definen los pasos de cómo se debe ejecutar el proceso. Existen diferentes procedimientos asociados a un proceso y puede existir un procedimiento asociado por cada paso del proceso.
• Capacitación, conocimientos y habilidades requeridos para poder ejecutar el procedimiento. Contiene los materiales, guías, metodologías y documentación detallada que fundamenta el procedimiento.
• Herramientas, son los apoyos automatizados para cubrir los diferentes elementos del proceso en los distintos niveles.

Consideraciones para la definición de procesos

La definición de los procesos y procedimientos deben garantizar cubrir la información requerida para entender: qué se hace, por quién, cuándo y cómo. Aunque los procesos y procedimientos contienen elementos similares como: propósito, roles, entradas y salidas, actividades y criterios de entrada y salida, el grado de detalle es diferente.

Lo que se espera que se haga de manera consistente en los proyectos, según el proceso estándar, son las actividades descritas en el proceso y no cómo los proyectos las implementan. Para reducir la resistencia, facilitar la aceptación del proceso y mejorar el desempeño de los proyectos es importante tomar en cuenta esto y decirle a la gente qué se espera que hagan y no cómo deben hacerlo. Hay que darles las reglas pero con la libertad de decidir cómo cumplirlas.

El proceso estándar debe contener elementos generales, reglas que se esperan pero que puedan ser fácilmente ajustadas si fuera necesario. Los procesos demasiados rígidos o detallados pueden volverse burocráticos y ser rechazados. Al final el esfuerzo de definición va orientado a facilitar las tareas repetitivas, no constituir un obstáculo para el desempeño.