La Oficina de gestión de proyectos (Project Management Office o PMO) es el departamento o grupo de personas que define y actualiza los estándares para la gestión de proyectos en la organización y es responsable de la ejecución exitosa de los proyectos bajo su control.
CMMI es un modelo de referencia que contiene prácticas que las organizaciones utilizan para mejorar los resultados en el desarrollo y mantenimiento de productos, operación de servicios o adquisición de productos o servicios. Cubre elementos de gestión de proyectos por lo que podría vincularse y aplicarse con las funciones de la PMO y obtener mejores resultados.
CMMI y la consistencia del proceso
CMMI a través de la implementación de sus prácticas busca llevar la organización a gestionar el conocimiento y pasar de un proceso reactivo y pobremente controlado a un proceso efectivo, consistente, entendido y adecuadamente implementado. El objetivo es incrementar la productividad, reducir los costos y mejorar la calidad de los productos y servicios en la Organización mediante la aplicación de procesos efectivos.
En el proceso de adopción se explora el conocimiento y las experiencias de la organización para establecer en un ciclo repetitivo un proceso estandarizado y consistentemente aplicado por los proyectos. El proceso permite recolectar datos y tener visibilidad sobre la ejecución de los proyectos controlando los elementos de gestión, operación y control desde una perspectiva global del negocio. Esta evolución enriquece el trabajo para la PMO.
Beneficios de la PMO
La PMO ayuda a la organización a finalizar sus proyectos en tiempo, a reutilizar el conocimiento y aprovechar las soluciones existentes, a la vez que concentra la información y el estado de los proyectos lo que permite una visión global. Para ello trabaja en la creación e implementación de sistemas y procesos a utilizar por los proyectos. Establece el control sobre un proceso inconsistente, impredecible y poco confiable para luego transformarlo y eliminar lo que no funciona, mantener lo que ofrece resultados y agregar los elementos no considerados.
Al final logra un proceso estándar y consistente para todos los proyectos, que va alineado con la perspectiva de estandarizar el proceso en CMMI. Su enfoque puede considerar únicamente la parte relacionada con los procesos que intervienen directamente en los proyectos pero con una visión más amplia, en combinación con las prácticas de CMMI, puede cubrir también otros procesos y tener una visión global y consistente de la Organización.
La PMO hace un uso eficiente de los recursos y evita esfuerzos duplicados porque conoce lo que hace cada uno de los proyectos. Con esta visibilidad y coordinación puede proponer soluciones a problemas de un proyecto con lo que otros proyectos ya han utilizado. Logra un uso eficiente de los recursos y reduce los costos.
Otro beneficio de la PMO tiene que ver con el control, visibilidad y objetividad que se tiene sobre el estado del proyecto. Debido a que se establece como un área independiente, puede tener el control sobre el estado y evaluar la situación de los proyectos sin tener que ocultar o cubrir intereses de un grupo. De esta manera la gerencia tiene una herramienta que le permite monitorizar los proyectos y tomar acciones en caso de ser necesario antes de perder el objetivo.
Al igual que la adopción de CMMI, el proceso de creación de la PMO es un ciclo evolutivo y de madurez en la organización. Vinculado con las prácticas y enfoque de CMMI permite consolidar los objetivos y fortalecer los resultados para beneficio de la Organización y de los proyectos.
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