Consejos para la gestión de un proyecto de mejora

Los proyectos de mejora de procesos suelen ser más complejos, a diferencia de otros proyectos, porque no crean u ofrecen "algo" sino que transforman la forma en que se hacen u ofrecen los productos o servicios. Mayormente se relacionan con elementos que no son concretos y eso dificulta los resultados. El enfoque del proyecto es mejorar y eso, por su naturaleza, es extremadamente complicado.

Mark Mullaly en un artículo publicado en projectManagement.com con el título "Managing Process Improvement" hace un análisis de la complejidad y características de estos proyectos. 



Dificultades en la gestión de proyectos de mejora
Mullaly identifica cinco problemas que son la base de la complejidad y particularidad en la gestión de proyectos de mejora de procesos

1. Muchas veces los que quieren los cambios en los procesos no necesariamente son los que lo ejecutan. Son muy raras las ocasiones en que los que están operativamente realizando las actividades identifican la necesidad de cambio, mayormente los cambios son impuestos sobre ellos sin estar convencidos de la necesidad.
2. Un proyecto de mejora implica la gestión del cambio y cambiar el comportamiento de las personas en particular es una actividad muy compleja.
3. Los resultados se obtienen por "prueba y error". La adopción de los cambios es probado y con base en los resultados modificado para seguir probando hasta obtener una solución "óptima"
4. La obtención de medidas e indicadores de resultados es vital para conocer si realmente se obtienen mejores resultados. Debido a que los procesos no están completamente entendidos y aplicados la recolección de información puede ser costosa y difícil en cierta forma.
5. Los procesos afectan la operación y precisamente la presión política, que presupone para los gerentes y supervisores aceptar que les digan lo que deben hacer y que puede poner en juego su poder e influencia, es compleja para el equipo de mejora.

Consejos para el éxito del proyecto de mejora
Establecer las expectativas en relación con lo que se espera del proyecto, por qué es necesario y qué es lo que debe cambiar o mejorar. Estos elementos se consideran como parte del plan estratégico de mejora y tiene la función principal de comunicar a los interesados  las bases del proyecto y la forma en que deben conducir sus actividades.

Determinar y definir claramente la situación actual de la operación, lo cual será tomado como base para determinar los cambios y establecer las medidas e indicadores que demostrarán los resultados obtenidos.

Definir claramente los objetivos a mejorar. Cuáles son las metas que se quieren alcanzar, cuáles son los elementos que se deben atender para lograr esas metas y cuáles son los resultados que se esperan alcanzar. Cualquier cambio de objetivo implica cambios en el alcance del esfuerzo y debe ser debidamente evaluado.

Evaluar periódicamente los resultados e identificar situaciones que no están contribuyendo a obtener los objetivos esperados. La identificación oportuna de focos rojos que no están mejorando el resultado deben permitir de inmediato corregir el comportamiento antes de que la afectación sea mayor. 

Garantizar el apoyo y patrocinio efectivo de la Dirección es crítico para el proyecto, el responsable de proyecto puede gestionarlo pero requiere que la Dirección esté al frente defendiendo y abogando por la mejora. La deserción, resistencia, cuestionamientos y quejas deben ser políticamente conducidos y atendidos por la Dirección. Para ello se requiere conocimiento, compromiso, liderazgo, confianza y acción bajo el propio ejemplo para defender el proyecto y la necesidad de cambiar la forma anterior de operar.

Asegurar que el proyecto considera y permite a todos los interesados entender la necesidad del cambio y actuar para cambiar el comportamiento. El proyecto es para mejorar y eso debe ser el centro de toda la gestión.