viernes, 19 de febrero de 2010

Gestionar el cambio organizacional en el proyecto de mejora, asegurar que todos los afectados entienden y aceptan el proceso, y mantener el objetivo.

Cuando se decide avanzar en un proyecto de mejora, no hay vuelta atrás. Hacia delante hasta alcanzar el objetivo definido. Perder el rumbo provoca decepción, desmotivación, desgaste y pérdidas para el negocio. Mantener la trayectoria mantiene la confianza del cliente y demuestra la importancia que tiene el proyecto para la Organización. 


 Un proyecto de mejora requiere que la gente cambie su comportamiento, es un cambio organizacional. Para salir del estado actual es importante que la gente este receptiva al cambio, que acepte que es necesario el cambio y que no haga resistencia al cambio. Para avanzar en la mejora, se deben proponer soluciones para salir de los problemas existentes y fortalecer los factores que promueven el cambio y suprimen las barreras. Al final, se requiere que los cambios formen parte de la forma de operación en la Organización de manera permanente. 


Esta estrategia sencilla de tres pasos se caracteriza como: Descongelar-Actuar-Congelar (Unfreeze-Move-Freeze). Otras estrategias pueden estar orientadas a la gerencia, a la exploración o innovación, o dirigidas por el personal. Un proceso mejor debe traducirse en más ganancia y una mejor operación. 


Los procesos son valiosos cuando describir la forma en que opera la Organización y además, son aceptadas por el personal. Como parte de la mejora de procesos, los modelos que se utilizan como referencia y los procesos deben ser optimizados para reflejar la realidad de las prácticas existentes. Por ello es fundamental que: sean útiles para diferentes tipos de proyectos dentro de la Organización, presentados en un lenguaje sencillo y gráfico siempre que sea posible, y basados en propuestas de mejora comunicadas, entendidas, acordadas y respaldadas que permitan el desarrollo, publicación y mantenimiento continuo. 


Es importante definir objetivos, planear indicadores para monitorearlos e integrarlo en el plan de mejora. Cada mejora debe contribuir a mejorar los objetivos del negocio y motivar al personal a modificar su comportamiento. Los objetivos deben ser SMART (de sus siglas en ingles: específicos, medibles, ambiciosos, realistas y en tiempo) y posteriormente definir métricas que deben ser acordadas por el personal clave a todos los niveles. Establecer acciones para alcanzar esos objetivos como parte del plan de mejora, el cual es integrado como parte de las actividades de la organización. 


El proyecto de mejora debe ejecutarse con la misma persistencia que la operación diaria. Para seguir el proyecto de mejora, aún en situaciones difíciles en la Organización, es importante demostrar a la gente que la mejora es esencial para la visión, objetivos de negocio y satisfacción del cliente. El personal necesita motivación para el cambio y evitar así, consecuencias indeseadas. Como beneficios se obtienen incremento de la eficiencia, mejor calidad del producto a través de mejores procesos, confianza del cliente por los altos niveles de capacidad, ventajas competitivas para el negocio y empleados comprometidos con la mejora continua. 


Referencia SPI Manifesto Ver 1.2.2010